EnglishEkip Toplantılarınızda Başarılı Olmak İçin Bir Rehber
Bir e-posta ile halledilmesi gereken toplantılarda hiç takılıp kaldınız mı? Ya da daha kötüsü, sonsuza dek sürüp giden ve sizi bir şey elde edilip edilmediğini merak etmek zorunda bırakanlar? Evet, hepimiz o yollardan geçtik!
Etkisiz iş toplantıları büyük bir zaman kaybıdır. Aslında, biz İngilizlerin yarısından fazlası toplantılarda çok fazla zaman geçirmenin işlerini yapmalarını engellediğini söylüyor.
Ancak bu, toplantılardan tamamen vazgeçmemiz gerektiği anlamına gelmiyor. Toplantılar, ekipleri uyumlu tutmak, güncellemeleri paylaşmak ve yeni fikirler ortaya atmak için çok önemlidir. Asıl sorun toplantılar değil, kötü organize edilen toplantılardır.
Peki, bu konuda ne yapabiliriz?
Bu kılavuzda, ekip toplantılarınızın verimli ve gerçekten etkili olmasını sağlamak için toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında neler yapmanız gerektiğini ele alacağız.
Toplantıdan önce
Hedefleri tanımlayın: Toplantının amacı konusunda net olun. Herkesi neden bir araya getiriyorsunuz? Bundan ne elde etmeyi umuyorsunuz? Herkesin aynı fikirde olduğundan emin olun.
Bir gündem oluşturun: Her bir madde için belirli konular, zaman tahsisleri ve sunum yapacak kişileri içeren düzenli bir gündem hazırlayın. Gündemi katılımcılarla önceden paylaşın ki hazırlıklı gelebilsinler.
Materyallerinizi bir araya getirin: Toplantı için gerekli tüm belgeleri veya sunumları hazırlayın ve bunları katılımcılarla önceden paylaşın. Bu şekilde herkes hızlı ve katkıda bulunmaya hazır olur.
Bir toplantı odası seçin: İhtiyaçlarınıza uygun bir toplantı odası bulun. İlham verici, erişilebilir bir konumda rahat ve uyarlanabilir bir alan arayın. Toplantı odalarında Wifi, beyaz tahta ve kalemler ve video konferans araçları gibi ihtiyacınız olan ekipmanların bulunduğundan emin olun.
Doğru kişileri davet edin: Sadece kesinlikle orada olması gereken kişileri davet edin. Daha azı daha çoktur ve katılımcı listesini odaklı tutmak işlerin daha verimli ilerlemesine yardımcı olacaktır.
Bir başkan belirleyin: Toplantıyı yönetecek ve işlerin yolunda gitmesini sağlayacak birini seçin. Ayrıca, toplantıdan sonra tutanakları göndermesi için belirlenmiş bir not tutucu atayın.
Beklentileri belirleyin: Katılım, dakiklik ve toplantı sırasındaki davranışlara ilişkin beklentileri iletin. Herkesin rolünü ve kendisinden ne beklendiğini bildiğinden emin olun.
Toplantı sırasında
Zamanında başlayın: İnsanların zamanına saygı göstermek ve başlangıçtan itibaren olumlu bir hava oluşturmak için toplantıyı hemen başlatın (bazı katılımcılar geç kalsa bile).
Gündemi gözden geçirin: Toplantının başında gündemi ve hedefleri hızlıca gözden geçirerek herkesin aynı telden çaldığından emin olun.
Katılımı teşvik edin: Tüm katılımcıların fikirlerini ve bakış açılarını paylaşırken kendilerini rahat hissedecekleri bir ortam yaratın. Hepimiz aktif katılımdan ve konuşmayı saygılı ve canlı tutmaktan yanayız.
Odaklanmaya devam edin: Tartışmanın gündemdeki konulara odaklanmasını sağlayın – tavşan delikleri olmasın lütfen! Ayrıca, sunum yapmadığınız sürece dizüstü bilgisayarları kapalı tutarak dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın. Sanal toplantılar için Slack, Outlook ve diğer dikkat dağıtıcıların kapalı olduğundan emin olun.
Zamanı etkili bir şekilde yönetin: Gözünüz saatin üzerinde olsun ve programa sadık kaldığınızdan emin olun. Zamanınız tükenirse, her zaman daha az acil konulara başka bir zaman dönebilirsiniz.
Not alın: Belirlenen not tutucunun toplantı sonrasında paylaşmak üzere kilit noktaları, kararları ve eylem maddelerini belgelemek için orada olduğundan emin olun.
Toplantıyı sonuçlandırın: Toplantıyı, üzerinde anlaşmaya varılan konuların bir özeti ve ilgili ise iyileştirme geri bildirimi ile birlikte /10 puanı ile sonlandırın.
Toplantıdan sonra
Toplantı özeti gönderin: Toplantı tutanaklarıyla birlikte, tüm katılımcılara önemli çıkarımları, kararları ve eylemleri vurgulayan bir toplantı özeti gönderin. Herkesin kimin ne yaptığı ve ne zaman yapması gerektiği konusunda net olduğundan emin olun.
Eylem maddelerini takip edin: Bu eylem maddelerine göz kulak olun ve listeden kontrol edildiklerinden emin olun. İşlerin sorunsuz ilerlemesi için sorumlu kişileri takip edin.
Geri bildirim isteyin: Toplantıları iyileştirmek için herkesin sorumluluk aldığı bir kültürü teşvik edin. Katılımcıları toplantı süreci, yapısı ve sonuçları hakkında olumlu ve yapıcı bir şekilde geri bildirimde bulunmaya teşvik edin. Daha sonra bu geri bildirimleri gelecekteki toplantıları iyileştirmek için kullanabilirsiniz.
Toplantı etkinliğini değerlendirin: Toplantının hedeflerine ulaşmadaki etkinliği üzerine düşünün. Toplantı hedeflerinize ulaşabildiniz mi? Bir dahaki sefere ince ayar yapabileceğiniz alanlar var mı? Toplantı sihrinizi geliştirmeye ve iyileştirmeye devam edin!
Verimli bir toplantı için ihtiyacınız olan her şey
Beylikdüzü’nün merkezinde, Beykent’te bir toplantı odası arayışındaysanız, tam da ihtiyacınız olan şey bizde! Toplantı odalarımız, ister bir ekip buluşması ister müşterilerle oturma toplantısı olsun, ortamınıza uygun çeşitli oturma konfigürasyonlarına sahip 2-20 kişi kapasitelidir.
Hepsi bu kadar da değil. Alanlarımız saatlik olarak kiralanabilir ve bize güvenin, bunlar küçük ilham ve işbirliği merkezleri gibidir. Fikirlerinize hayat veren ve ekip çalışması enerjisini körükleyen alanlardan bahsediyoruz.
İşte tüm toplantı odalarımızın standart olarak sundukları:
- En iyi kahve (ve çay da!)
- Süper hızlı Wifi (burada Zoom gecikmesi yok!)
- Kurulumu kolay TV
- Beyaz tahta ve kalemler
- Bisküvi ve tatlı kavanozları
- Ara alana erişim.